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Le Conseil Départemental, véritable institution de proximité moderne assure des missions de service public incontournables sur le territoire de l’Hérault : action sociale, éducation, transports et routes, culture, jeunesse et sport, environnement et développement économique.
« Je retiendrai la forte mobilisation de l’équipe, son professionnalisme, sa tenue des budgets et des délais dans une ambiance de travail agréable et dynamique. Le résultat est là, le parcours est un succès, nous ferons très certainement appel à eux dans le futur, en effet, la collaboration avec Edufactory nous donne des idées. »
Frédéric SOULTANEM – DSI
3 mois
de collaboration
50
agents formés
95%
moyenne des apprenants
100%
taux de recommandation
Contexte & enjeux du projet
Proche de son territoire et de ses usagers, le Département n’a eu de cesse d’évoluer. Depuis plusieurs années déjà, la collectivité s’est résolument engagée dans sa transformation numérique et donne à ce grand objectif une priorité stratégique afin de répondre aux enjeux numériques d’aujourd’hui et de demain.
Dans cette optique, le schéma directeur des systèmes d’information (SDSI), voté en Assemblée délibérante le 9 novembre 2020, définit des axes majeurs et stratégiques de transformation numérique de la collectivité :
- Placer l’agent au cœur de son nouvel environnement de travail numérique ;
- Moderniser les SI et faciliter les métiers dans l’exercice de leurs missions de service public ;
- Renforcer le pilotage de la fonction SI afin d’en accroitre sa maitrise et sa performance.
Cette formation répond à plusieurs objectifs : partager avec tous les métiers une vision cohérente et innovante de la transformation numérique, donner une impulsion collective à ce changement, et partager les opportunités offertes par ce virage digital.
Nous avons eu l’opportunité de participer à l’accompagnement des primo-managers et des nouveaux arrivants dans l’appropriation des enjeux du numérique embrassés par la collectivité, au travers d’un parcours innovant et ludique en e-learning.
Le parcours ludique proposé
« C’est le premier jour du nouvel arrivant au sein de la collectivité. Il a rendez-vous avec un certain « Monsieur X » qui semble être introuvable. Une véritable enquête ludique de 90 min va se dessiner, durant laquelle le nouvel arrivant va rencontrer des personnages représentant des agents du département dans leur quotidien professionnel. Tout au long de son aventure et au fil des énigmes proposées, il découvrira le système d’information du département et ce qui constitue son environnement de travail numérique. À l’issue de son parcours, il découvrira que Monsieur X est le Directeur des Systèmes d’Information, et constatera également que chaque agent est co-auteur et acteur de la transformation numérique de la collectivité. »
Le CD34 souhaitait un scénario d’apprentissage progressif, sans technicité, permettant aux apprenants de comprendre que le système d’information est d’une part un ensemble d’outils performants, sécurisés et qui facilitent le travail au quotidien, mais également un éco-système cohérent et transverse à toute la collectivité.
Chaque thématique de la formation représente un chapitre, avec un nouveau personnage ou une pièce menant à des indices sur la localisation de Monsieur X. Au fil de l’enquête, les indices sont rassemblés dans un tableau et permettent de débloquer un niveau supérieur avec une évaluation sous forme de mini-jeux pour clore chaque thématique. Chaque mini-jeu est différent pour plus de diversité et gamification.
Ce parcours témoigne de la volonté du Département à donner une impulsion collective à la transformation numérique, à accompagner tout un chacun à l’appropriation de ces nouveaux enjeux, et à mettre en œuvre des dispositifs innovants pour faciliter les changements.
Population apprenante
Le module vise à former efficacement différents groupes au sein de la collectivité, en 3 temps successifs : Les primo-managers toutes directions, services et métiers confondus de la collectivité ; les nouveaux arrivants de la collectivité et enfin tous les autres agents le souhaitant, en autonomie.
Format et durée
Le format choisi est un e-learning d’une durée totale d’1 heure et 10 minutes, intégrant des animations, textes et voix en français. Une production réalisée sur de courts délais : de juin à septembre 2022, soit 3 mois de collaboration.
Pourquoi avoir choisi edufactory ?
Le Département de l’Hérault, sollicitant l’Union des Groupements d’Achats Publics (UGAP) pour son projet de formation digitale, a confié après une réunion tripartite de cadrage du besoin, à edufactory, nouveau titulaire du marché de formation digitale sur mesure, la conception et la production de son parcours de formation e-learning.
Déroulement du projet et étapes clés
Le projet s’est déployé en mode agile, avec des sprints courts d’une semaine pour les phases de conception, d’écriture du storytelling et de définition des éléments graphiques. L’intégration des animations a été ensuite réalisée par module de formation.
Le département souhaitait aborder un sujet, celui de la transformation au travers d’une formation résolument innovante, attractive et interactive. Une attention particulière a été portée sur le design des écrans, la chronologie des séquences de l’aventure, la clarté et simplification des informations données aux apprenants.
Points clés du projet
Ingénierie pédagogique adaptée au besoin spécifique
Suivi et accompagnement tout au long du projet
Livraison au format SCORM responsive design
Sonorisation par voix d’acteurs
Production sur de courts délais
Graphismes personnalisés (3D toons & 2D vectoriel flat)
Retours sur le projet
Julie Bailly, cheffe de projet DSI au CD34, nous partage son expérience : « Le projet s’est très bien déroulé, nous avons pu maitriser le périmètre et tenir le planning. L’accompagnement mis en œuvre par Edufactory a été très pertinent, tant dans la conception du parcours de formation, que dans le storytelling. Nos échanges réguliers nous ont permis de valider chaque incrément de la formation et de construire peu à peu les différents modules avec une cohérence globale. Les graphismes, l’ergonomie et la chronologie des séquences sont particulièrement réussis.
L’équipe d’Edufactory a été un vrai partenaire, forte de proposition et attentive aux besoins, avec qui plus est, il est agréable de travailler.
Au final, nous avons pu concevoir et écrire cette première formation, innovante pour notre département, et qui a été accueillie par nos apprenants avec beaucoup de curiosité et de félicitations. Nous allons très certainement et rapidement renouveler l’expérience et travailler d’autres formations de ce type. Je pense qu’edufactory nous apportera encore de nouvelles approches innovantes d’apprentissage. »
Frederic Soultanem, DSI, conclut : « Rompu aux projets relatifs au système d’information, la DSI n’a pas l’habitude de ce type de projet. edufactory a été force de proposition pour nous accompagner dans notre démarche. »
Et maintenant ?
Une ouverture et généralisation de la formation digitale réalisée sera prévue pour tous les agents du Département.
De nouveaux besoins pourront émerger au fil du temps, avec notamment la création de plusieurs parcours de mini-modules de 10/15 minutes à diffuser de manière régulière sur la plateforme de formation de la collectivité et sur des thématiques diverses : acculturation au numérique ; cybersécurité ; outils collaboratifs ; être manager et agent du département aujourd’hui avec le numérique.
